Muy frecuentemente nos dicen las empresas que ya tienen un sistema de control de gastos muy estricto y no parece que haya margen para seguir recortando. Efectivamente, la mayoría de las empresas tienen establecido un sistema de control, generalmente basado en un presupuesto derivado de comparaciones con otros años u otros casos similares. También se controla si las facturas son correctas, según las condiciones acordadas, el servicio prestado y el entorno institucional y legal aplicable. Faltaría más. Son controles seguidos en la mayoría de las empresas.
Sin embargo, en Expense Reduction Analysts encontramos que como término medio se está pagando un 20% más de lo necesario en las facturas que cubren los gastos generales. Decididamente nuestra experiencia dice que se puede hacer mejor, sin deteriorar el servicio requerido o disminuir los consumos. ¿Dónde mirar? No siempre es en el mismo sitio, pero dedicando tiempo, conocimiento y recursos se mejora cualquier función. Hay una revisión experta del producto o servicio que detecta que el pedido no se ajusta a lo estrictamente necesitado, a veces por rigidez de la propia organización que impide aprovecharse de las oportunidades de servicio.
Pero todavía hay un escalón superior. Veamos unos ejemplos de medidas concretas que pueden aprovechar a todas las empresas. Están al alcance y son acciones que, a menudo, convierten los buenos resultados en excepcionales:
– Control de calidad: En el servicio y en la facturación, se deslizan errores de cumplimiento que al ser detectados deben subsanarse y en su caso, rectificados en la facturación.
– Motivación: Con meditada preparación y reconocimiento, pueden los usuarios de los productos o servicios ser invitados a sugerir iniciativas y modos para hacer un uso más eficiente; dado que animando a participar se consiguen ideas que bien pueden ser útiles y se propaga una cultura de contención del consumo.
– Tecnología: Evitando especificaciones peculiares del producto o servicio; es decir, deshacerse de los requerimientos insólitos o raros. Ni lo más nuevo, ni lo minoritario, ni lo antiguo es lo más económico. Donde está el grueso del consumo es donde se encuentran economías de escala.
– Retroalimentación: La publicación a todo el equipo de los índices o indicadores numéricos mantiene el interés de todos y anima a contribuir en el esfuerzo común y a la mejora.