A la hora de bajar costos, adoptar un modelo mental alternativo nos podría generar resultados diferentes.
Si nos preguntásemos: ¿Qué haría si yo fuese el dueño de la empresa? seguramente pensaríamos todo tipo de respuestas posibles, ideas y proyectos para nosotros y cada uno de los gerentes y ejecutivos de la empresa. Un “approach” general para implementar este modelo mental, podría ser pensar en 2 estrategias:
1. Adoptar la “Mentalidad del Dueño de la Empresa”
2. Establecer una “Torre de Control Central del Gasto”
1. Adoptar la mentalidad del Dueño de la Empresa
Los empleados de toda la organización pueden adoptar la mentalidad del Dueño de la Empresa para controlar el gasto y generar un impacto efectivo inmediato.
Esta mentalidad implica evaluar constantemente el potencial de ahorro total detrás de cada categoría de gasto, y preguntar continuamente: ¿Por qué hacemos lo que hacemos, siempre?” “¿Qué haría si fuese el propietario o inversor en este negocio?”
Para inculcar la mentalidad del Dueño de la Empresa, el CEO debe ser visto como el líder de cambio de la compañía, responsable de desencadenar un replanteamiento radical del modelo operativo, liderar tanto con acciones como con palabras, y ejecutar una serie de acciones operativas que demuestren su compromiso con la transformación de toda la organización.
Ejemplos:
– Participar activamente en las reuniones de revisión del equipo sobre reducción de costos y ayudar a acelerar la toma de decisiones.
– Inculcar a que cada contrato deba evaluarse a través de la lente de un inversor-propietario.
– Definir y acordar con los ejecutivos y las partes interesadas objetivos y ser incentivados a cumplirlos.
– Restablecer necesidades y re pronosticar la demanda.
– Revisar órdenes de compra abiertas y abrir las negociaciones de todos los contratos vigentes.
– Comunicar el progreso de la transformación y reiterar un compromiso personal con el programa para con la organización con frecuencia.
2. Establecer una “Torre de Control del Gasto”
Una “Torre de Control de Gastos” es una forma centralizada para administrar gastos indirectos o “non core”. Aquí es donde el modelo mental debería cambiar de “Gastaré cada dólar en mi presupuesto” a “No tengo presupuesto y solo gastaré cuando sea crítico“.
Los ejecutivos de las compañías podrían, por ejemplo, utilizar la Torre de Control de Gastos monitoreando el progreso de sus iniciativas de la siguiente manera:
– Racionalizar la base de datos de proveedores y preguntar “por qué existen proveedores históricos?”, y poner foco en aquellos que puedan ser percibidos como “socios” en la coyuntura actual.
-Detener todos los gastos hechos “por las dudas” y aquellos de “sería ideal tener”, como la incorporación de nuevos equipos tecnológicos, viajes de promoción y participación, gastos de marketing y sponsorship, adquisición de pólizas de seguros con mayores coberturas, etc.
– Racionalizar los gastos que “hacemos desde siempre” como, por ejemplo, gastos de representación de empleados y ejecutivos, teléfonos móviles o autos de flota pagados por la empresa.
– Analizar para eliminar, renegociar, o bien evaluar si son útiles todos los contratistas considerados “necesarios” como: servicios profesionales, abonos, suscripciones, consultores, coaches, etc.
-Hacer de la tarea de optimizar costos una prioridad para todo el equipo administrativo.
Según nuestra experiencia, la implementación de una Torre de Control de Gastos, generalmente, produce ahorros del 15 al 30 % en gastos indirectos durante los primeros meses de implementación.
Un ejemplo práctico
Trabajamos con la empresa JCDecaux, del sector publicitario, que cuenta con una flota de cientos de vehículos de empresa para uso personal y que los empleados utilizan para trasladarse y mantener actualizadas las numerosas y conocidas marquesinas en centros comerciales u otros espacios públicos. Optimizando políticas, redefiniendo contratos con proveedores y evaluando necesidades puntuales, la iniciativa de racionalización de vehículos dieron como resultado una reducción sostenida anual de costos del 16 % y la implementación de KPIs para ayudar a monitorear y sostener estas mejoras.