Uno de los impactos más dramáticos de esta crisis ha sido en los viajes de negocios.

Artículo escrito por Alvaro Aritio, Socio Consultor de ERA basado en Madrid (España).

ERA expertos en viajes

Es un hecho que los viajes y eventos corporativos se han paralizado y reducido prácticamente en su totalidad, salvo situaciones de absoluta necesidad, casi diría, de supervivencia.

Sin embargo, también es verdad que se seguirá viajando, la obligación y el retorno sobre el viaje no desaparecerán. La prueba está ya sobre la mesa, el reinicio de la actividad traerá consigo el crecimiento de las reservas de viajes de una forma sostenida en apenas unas pocas semanas.

Si nos fijamos en crisis anteriores, como los atentados del 11S o el SARS en 2003, éstas tuvieron un impacto extraordinario en los viajes corporativos, particularmente en la forma de desplazarse; pero la adaptación a esas nuevas normas y la recuperación, fueron igualmente rápidas, volviendo el volumen de viajeros a niveles anteriores a las crisis en plazos inferiores a un año.

Ahora bien, debemos aprender de las experiencias pasadas como la crisis financiera del 2008, que ya obligó a muchas empresas a replantearse sus políticas de viajes.  La necesidad de ajustar gastos llevó a esas organizaciones a valorar la cantidad de viajes y los motivos por los que se realizaban, a revisar los acuerdos existentes con sus proveedores, e incluso, a cuestionar la propia cartera de proveedores y sus servicios.

En este sentido, la situación actual nos obliga también a no dejar pasar la oportunidad de revisar nuestras políticas de viaje y no únicamente con el objetivo de reducir gastos. Será fundamental definir aspectos tales como quién viaja, cómo se viaja y cuándo se viaja. También a definir las necesidades que pueda implicar un desplazamiento y cuáles son las respuestas adecuadas para cubrir esas necesidades. Se deberán establecer criterios para justificar los viajes; necesidad, duración, periodicidad, participantes y procedimientos de autorización y seguimiento de los mismos.

Igual de importante será incluir o reforzar las políticas enfocadas a garantizar la seguridad de los viajeros, los programas de duty of care. Establecer protocolos de actuación ante situaciones imprevistas, accidentes o emergencias, implantar herramientas de geolocalización y comunicación son algunas de las acciones que deben permitir a las empresas proteger a sus empleados y transmitirles la confianza necesaria para poder realizar su trabajo.

Los atentados del 2001 ya llevaron a muchas compañías a invertir tiempo y dinero en implantar esos programas y llevarlos a la práctica. Esta nueva realidad obligará, por tanto, a todas aquellas empresas donde el volumen de viajes sea relevante, a revisitar y actualizar esos programas o a integrarlos si no los tienen ya.

En este punto, la tecnología será imprescindible para buscar alternativas que nos permitan responder a las nuevas necesidades planteadas, ya sea para viajar con mayor seguridad o directamente, para no desplazarnos. Durante estos meses la necesidad nos ha llevado a incorporar, de forma acelerada, alternativas alrededor de las videoconferencias, que, si bien ya existían, han venido para quedarse. La proliferación de estas aplicaciones ayudará a llevar a cabo el cuestionamiento de las prácticas actuales y a ejecutar las nuevas políticas de viajes. De igual forma, la generalización del uso de programas informáticos en la gestión de los viajes y su seguimiento, permitirán aplicar las nuevas reglamentaciones de duty of care en aspectos como la geolocalización y comunicación.

Por último, la capacidad de ofrecer por parte de los proveedores de viajes y en concreto de las agencias de viajes, herramientas integradas donde confluyan los diferentes servicios existentes, el acceso a la oferta (billetes, camas, alquileres, etc…) el seguimiento del viaje, la localización de viajeros, la gestión de incidencias, la gestión de los gastos generados y su integración en los sistemas del cliente, serán la clave para mejorar dichos procesos, optimizar los gastos y generar una ventaja competitiva de enorme valor añadido para los clientes finales.

Como en ocasiones anteriores, los viajes corporativos volverán, con cambios, pero volverán. Ahora es el momento de realizar las adaptaciones necesarias que nos permitan seguir viajando seguros y de la forma más eficiente posible.