La gestión de almacén es crucial para las empresas, ya que constituye una ventaja competitiva y una fuente importante en la satisfacción del cliente y la eliminación de gastos que no aportan valor.
Con frecuencia, los almacenes son los responsables, si no de la mayor parte, de una proporción significativa de los gastos de explotación de las pymes, entre los cuales destacan:
– los costos de personal,
– de existencias,
– de alquiler y mantenimiento de instalaciones,
– y de suministros (en especial, electricidad y calefacción).
Por ese motivo, resulta importante que las empresas se aseguren de planificar y organizar todo correctamente para ahorrar y potenciar la eficiencia a través de una buena gestión de sus almacenes.
El primer paso de la optimización consiste en estudiar la organización del almacén y el peso de cada elemento del mismo, además de analizar la ejecución física de los pedidos con el fin de conocer el tiempo, el personal y los movimientos invertidos en la preparación de cada pedido.
El segundo paso consiste en asegurarse de disponer de las tecnologías más avanzadas, y las más adecuadas, para la organización del almacén.
Personal
Lógicamente, cuanto menos automatizado esté un almacén, más cara será la categoría de costos de los recursos humanos. Además, con frecuencia este departamento concreto lleva aparejados otros costos como, por ejemplo, los correspondientes a las horas extra o a los empleados temporales (para picos de actividad), los complementos salariales por trabajar en un determinado turno o en festivo, etc. A ese gasto también habría que sumar la formación impartida, ya sea en forma de cursos obligatorios, como los de seguridad e higiene, o la referente a la utilización de la maquinaria, o con el fin de mejorar la productividad.
Espacio y almacenamiento
La optimización del espacio resulta crucial para ahorrar en un almacén. Para ello habrá que:
– Diseñar una distribución óptima del almacén, en lo que al personal y los productos se refiere, con el objeto de reducir los movimientos innecesarios y el tiempo que transcurre entre recogidas de artículos, además de mejorar la eficiencia y el aprovechamiento del espacio.
– Exponer los productos ergonómicamente para reducir el tiempo de recogida de artículos, disminuir los movimientos de los operarios y garantizar una alta rotación de las existencias, además de facilitar la reposición de los productos y la realización del inventario.
– Aprovechar al máximo cada metro cuadrado con la ayuda de estanterías altas y estrechas; existen muchos sistemas diferentes, cuya elección dependerá de las características de los productos presentes en el almacén.
– Medir los pasillos para facilitar la circulación de las carretillas elevadoras y los pallets sin pérdidas de espacio, reduciendo al mismo tiempo los riesgos y garantizando la seguridad de los empleados.
Operaciones de almacén
Existen herramientas que facilitan la operativa diaria y la toma de decisiones; los SGA, Sistemas de Gestión de Almacenes permiten trabajar de manera eficaz e instaurar un sistema electrónico para el cursado de los pedidos reduce el papeleo, las necesidades de mano de obra y, por consiguiente, los costos. Si no se dispone de un sistema de pedidos electrónico, es preciso analizar la comunicación entre el departamento de atención al cliente / facturación y el almacén para comprobar que las operaciones se desarrollen de manera sencilla y fiable.
El uso de la tecnología en las operaciones de un almacén contribuye a ahorrar tiempo, impulsa la productividad y facilita el control de las existencias, las fechas de caducidad y la trazabilidad. De esa tecnología forman parte el sistema de etiquetado automático, los códigos de barras de los productos y los lectores portátiles de esos códigos de barras, las pistolas de escaneo de códigos, etc.
Otros efectos secundarios positivos de la automatización y el uso de la tecnología es la reducción de los residuos, ya sea en forma de papel, productos o embalajes desechados, tareas que no aportan valor, errores o reclamaciones de los clientes.
Residuos y reciclaje
La planificación y la gestión electrónica de las existencias debe reducir enormemente los residuos (productos, envases o etiquetas) debidos a la obsolescencia o las fechas de caducidad, si bien no eliminan por completo el riesgo de que se produzcan esos residuos.
Los suministros, especialmente la calefacción y la electricidad, representan gastos ingentes.
En ocasiones, la mejor solución, o la más barata, quizás sea que la empresa externalice las operaciones de almacén. Existen numerosos operadores logísticos especializados en almacenaje que permiten reducir los costos de manera significativa sin perder el control.
Establecer unos procesos de gestión de almacén acertados, teniendo en cuenta las características singulares de cada empresa (tipo de productos almacenados, empleados y espacio disponible…), lleva tiempo y exige un buen conocimiento de la materia del que disponen nuestros expertos. Además, puesto que un almacén no funciona de forma aislada, también será preciso tener muy presentes las conexiones con otros departamentos (en especial, facturación y marketing) en lo que a organización, relaciones, programas informáticos y tecnología se refiere.