Algunas empresas son conscientes de que la limpieza y la higiene son fundamentales incluso para su simple supervivencia; tal es el caso del sector de la salud y el cuidado personal, el de la alimentación o el de la hostelería, que están obligados a cumplir normas muy estrictas referentes a la salud y la seguridad, el control de las infecciones, etc., y que son objeto de un control periódico por parte de los organismos competentes.

En otras empresas, la limpieza es un mal necesario, poco más que una idea de última hora que, en ocasiones, se solventa a través de las relaciones personales, sin pedir ninguna titulación ni acreditación de aptitud. En definitiva, la limpieza a menudo forma parte de esos gastos no esenciales “olvidados” que, en realidad, podrían ofrecer un considerable potencial de ahorro… con una calidad de servicio muy superior. Además de cumplir las normativas, el grado de limpieza de unas instalaciones dice mucho de los valores de la empresa y del nivel de respeto que muestra hacia sus clientes y empleados. Unas oficinas o unos talleres limpios ofrecen un entorno de trabajo seguro y agradable, además de transmitir una imagen de eficacia de la empresa.

 

Identificación de las necesidades de limpieza

Para poder conseguir la mejor relación calidad-precio y negociar un contrato de limpieza de la manera más ventajosa posible, las empresas necesitan saber exactamente cuáles son sus necesidades de limpieza. Para ello tienen que inspeccionar sus instalaciones y detectar las áreas de atención preferente, esto es, conocer en primer lugar las superficies, materiales y la organización concreta de la limpieza de:

– Suelos (baldosas, moqueta, hormigón y zócalos…)

– Superficies (escritorios, estanterías, mesas, mostradores…)

– Mobiliario (metal, madera, plástico…) y tapicerías

– Ventanas y mamparas de vidrio

– Cuartos de baño y aseos

– Cocina

– Cuartos de almacenaje

– Almacenes

– Recepción, zonas comunes, vestíbulos, ascensores…

– Zonas exteriores tales como aparcamientos o zonas de esparcimiento

Una vez obtenida esta información, pueden fijarse las peticiones y prioridades.

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Redacción de las especificaciones

Se trata de detallar lo que hay que hacer, cómo y con qué frecuencia. Lógicamente, lugares como la recepción, la cocina o los aseos necesitan una limpieza más frecuente que un cuarto de almacén o de archivo. Conviene asegurarse de detallar con claridad el nivel de limpieza solicitado; por ejemplo, “vaciar y desinfectar los cubos de basura con lejía todas las semanas”, y ordenar las tareas por orden de prioridad. Si la empresa de limpiezas tiene que realizar pequeños trabajos de mantenimiento como, por ejemplo, reponer los rollos de papel de cocina, rellenar los dispensadores de jabón, retirar la basura, ventilar los despachos, etc., es preciso ponerlo por escrito y reportarlo.

El cumplimiento de la normativa concreta aplicable al sector en el que trabaja la empresa es fundamental para esta, por lo que dicha normativa debe serle comunicada a la empresa de limpieza y entendida por esta íntegramente. La descripción escrita de las superficies y especificaciones servirá de base para la cotización de los precios.

 

Útiles y material de limpieza

Hay algunas cuestiones que conviene dilucidar de antemano con la persona responsable de la limpieza o la empresa de limpieza: ¿Quién va a aportar el material y los útiles de limpieza (por lo general, las empresas externas se encargan de todo)? ¿La empresa tiene requisitos concretos sobre qué materiales o productos utilizar (por ejemplo, productos ecológicos si se trata de una empresa comprometida con el medio ambiente, o para prevenir la alergia de algún empleado)? ¿Quién va a reponer los trapos y productos, y a mantener limpios los útiles? ¿Con qué frecuencia?

 

Ahorro de tiempo y dinero

Una de las maneras más sencillas de ahorrar costos de limpieza es reducir el tiempo que el personal de limpieza dedica a nuestras instalaciones, lo que no equivale necesariamente a reducir el horario de ese personal sino, más bien, a cerciorarse de que el tiempo se dedica a las labores de limpieza. Para ello es necesario que los empleados colaboren, para lo cual pueden instaurarse unas normas internas sencillas tales como una política de “escritorio despejado”; si todos los empleados dejan su mesa vacía por las tardes, se facilita y agiliza enormemente la labor de limpieza.

Se puede pedir a los empleados que ordenen sus despachos (incluidas las cubiertas y bases de los muebles), que clasifiquen y reciclen los residuos y que se encarguen de tareas cotidianas como lavar la taza del café y recoger los cubiertos, reponer los rollos de cocina o de papel higiénico, etc. De ese modo, la labor de limpieza se realizará con mucha más diligencia y eficiencia, obteniendo una mejor relación calidad-precio.

 

¿Personal propio o subcontratado?

Ahora toca decidir si la empresa quiere destinar uno o más empleados a esta labor o si, por el contrario, prefiere contratar una empresa de limpieza profesional. Ello dependerá de diversos factores, el primero de los cuales es el número de lugares que hay que limpiar y su ubicación geográfica.

Los empleados propios resultan más fáciles de vigilar y controlar, aunque quizás carezcan en mayor o menor medida de la formación, la experiencia dilatada y los permisos oportunos. Por otro lado, ¿podrá un empleado propio ocuparse de tareas mayores de limpieza, como es la limpieza de las ventanas? ¿Cubrirá la compañía de seguros los riesgos de salud y seguridad?

Subcontratando una empresa de limpieza externa no tendremos que preocuparnos de los seguros, la formación o los permisos. Con todo, habrá que tener un especial cuidado para detallar las especificaciones e investigar la capacidad de la empresa proveedora de atender todas nuestras peticiones de limpieza y tener presentes otros requisitos como, por ejemplo, los medioambientales.

Si la empresa se dedica a un sector concreto (salud, alimentación, productos químicos, atención al público…) o cuenta con varios centros, las etapas preparatorias de identificación de las necesidades y catalogación de las especificaciones y prioridades en cumplimiento de la normativa vigente pueden resultarnos una tarea abrumadora. Delegar en asesores externos puede ser la respuesta perfecta a la búsqueda de una solución de limpieza personalizada sin perder tiempo ni dinero en el proceso.