Hablando de gastos de viajes, podemos encontrar infinidad de puntos relevantes que una empresa puede revisar, entre otros y dependiendo del giro de la empresa y cobertura podemos identificar éstos como los principales: boletos de avión, boletos de camión, hospedaje, gasolina o diesel, casetas, alimentos, transporte local o taxi, propinas, tarjetas de teléfono, gastos no deducibles y varios.
Es muy curioso cómo puede tomar fuerza un rubro en el detalle de gasto como “varios” o “gastos no deducibles”. En ocasiones puede llegar a ser entre el 10% y 12% del total de la categoría. Pero, ¿por qué sucede esto?
Las prácticas habituales de las empresas, sobre todo cuando están en etapa de expansión en el territorio nacional, comienzan a incrementar el gasto en este rubro, que si bien, inicialmente puede ser suficiente tener un control únicamente de manera informativa por el bajo volumen, cuando llega el crecimiento esperado son incapaces de identificar áreas de oportunidad por haber mantenido una gestión insuficiente a dicho volumen.
Otro hábito común es no modernizar las políticas internas a este respecto. Los lineamientos tienen que ser extremadamente dinámicos considerando no sólo los factores internos de la empresa, sino también el mercado que se mueve a una velocidad vertiginosa en lo que respecta a nuevos jugadores (aerolíneas de bajo costo vs comerciales, nuevas modalidades de programas de lealtad, cadenas hoteleras en expansión y con categorías que antes no existían, etc.).
Por esto, es de vital importancia no minimizar el impacto que puede tener la poca visualización del gasto por sobreponer las tareas estratégicas de la compañía, y saber que se puede considerar el tener una consultoría que generará ahorros, mejorará el servicio y agilizará la operación sin invertir tiempo del personal ni recursos financieros adicionales, puede ser la mejor respuesta antes de tener en algún punto que realizar recortes abruptos en gastos estratégicos y que puedan dementar el producto o servicio de la empresa.