Resulta frecuente que las pymes estudien la posibilidad de externalizar los servicios o tareas que no forman parte de su actividad central.
Esta cuestión se plantea cuando se tiene la sensación de que la tarea o el departamento en cuestión consumen demasiado tiempo, recursos humanos o espacio.
Y aquí es cuando entran en escena los costos.
Por otro lado, esta cuestión también puede saltar a la palestra cuando la empresa llega a un punto en el que se ve obligada a desarrollar áreas de actividad en las que carece de la experiencia o los conocimientos necesarios.
Esta situación podría darse, por ejemplo, con servicios como las telecomunicaciones y la informática, el marketing digital, la contabilidad, la gestión del correo, la atención al cliente (call center), la gestión de las nóminas, la introducción de datos en los sistemas informáticos, la imprenta, etc.
Por último, también puede plantearse esta cuestión cuando existe un proyecto concreto o una carga de trabajo inesperada que atender; es decir, cuando se precisa una solución a corto plazo.
Análisis de los costos
Con independencia del servicio del que se trate, el primer paso es averiguar cuánto dinero se destina de verdad a su ejecución. Es decir, analizar el servicio o la categoría de costos cuya externalización se está barajando.
Ese análisis implica (como, por ejemplo, sucede en el caso de la imprenta) conocer no sólo el costo de los materiales impresos destinados al departamento de marketing sino, además, y por lo que respecta a todos los departamentos, el costo de alquiler o compra de las impresoras, el mantenimiento, los consumibles, los empleados destinados a esa labor, etc. Además, ¿Qué importancia estratégica y qué ventaja competitiva aporta ese servicio en comparación con las actividades esenciales de la empresa?
Los datos recabados pueden mostrar un potencial de ahorro, aunque deben ser comparados con un baremo de datos de los competidores y del mercado para obtener una visión más clara y completa, algo que a algunas pymes quizás les resulte complicado.
Internalización
Contrariamente a lo que se cree, esta solución no siempre resulta más barata. Disponer de recursos en la propia empresa exige una elevada inversión en materiales, recursos humanos, formación y, en ocasiones, instalaciones físicas.
La internalización de las tareas permite un control, sino mayor, al menos sí más estrecho, tanto de la producción como del tiempo. La inversión quizás merezca la pena a medio o largo plazo, pero exige una determinada cantidad de recursos.
Pros de la internalización:
– Los empleados se dedican exclusivamente a atender las necesidades específicas de la empresa, sin compartir la jornada laboral con otros clientes, con el riesgo de que se produzcan retrasos como sucede, por ejemplo, en caso de contratar a profesionales autónomos tales como un webmaster, o un diseñador gráfico, que tienen que gestionar su propia cartera de clientes, cada uno con sus propios plazos de tiempo que cumplir.
– La empresa controla el input y los resultados (empleados, tiempo, actividad, calidad), algo que cobra especial importancia cuando la tarea en cuestión ayuda a diferenciar a la empresa de la competencia.
– La internalización de las tareas garantiza que la información confidencial no salga de la empresa.
Externalización
Esta solución resulta útil tanto para un proyecto a corto plazo como para una solución a largo plazo y, obviamente, no precisa de inversión alguna en recursos humanos ni materiales. Con todo, lo más importante es elegir el proveedor que mejor pueda satisfacer nuestras necesidades, lo que implica elaborar una descripción detallada del servicio licitado y dedicar tiempo a la selección.
La externalización de los servicios puede acrecentar la flexibilidad y la variabilidad, al tiempo que se ahorra tiempo, lo que permite a los empleados concentrarse en la actividad central de la empresa. Hay servicios que tienen importancia desde un punto de vista operativo (logística, centros de atención telefónica…) pero que pueden ser externalizados en pro de la eficiencia y la flexibilidad, lo que permite a los recursos internos centrarse en la actividad principal.
Pros de la externalización:
– Los proveedores subcontratados cuentan con las infraestructuras y los materiales adecuados, además de unos empleados que poseen la formación especializada necesaria.
– En el caso de los proveedores subcontratados trabajan para varios clientes y tienen mucha más capacidad de la que podría tener una única empresa, lo que les permite cubrir los “picos” de actividad o el aumento de la demanda durante un tiempo prolongado con mucha más facilidad y con un preaviso mucho menor.
– De nuevo, los proveedores subcontratados cobran en función del trabajo realizado; en épocas de escasa actividad, la empresa se ahorra pagar un espacio, el alquiler de una maquinaria o unos salarios que no utiliza o no necesita.
Un poco de cada
Un estudio previo de los costos que refleje un desglose detallado por conceptos permitirá redactar un pliego de condiciones preciso, que sentará las bases de la licitación a los proveedores externos. Sin embargo, la elección del proveedor acertado puede llevar tiempo y precisar de la ayuda de especialistas con conocimiento del mercado, momento en el que ERA puede ayudarlo.
La mayoría de las empresas se decantan por un híbrido entre internalización y externalización, que puede representar una solución flexible para mejorar la eficacia y los resultados de la empresa gracias al ahorro de costos. Esta opción permite a las empresas disfrutar de un grado de flexibilidad mucho mayor, además de cubrir sus necesidades a corto plazo. Por ejemplo, resulta frecuente que las empresas subcontraten el desarrollo de su sistema informático y, a continuación, contraten al personal de soporte informático una vez que el sistema se encuentra instalado y en funcionamiento. Obviamente, la contratación de personal únicamente tiene sentido en caso de que haya trabajo suficiente para mantenerlo ocupado.